【時短_仕事効率化】仕事がいつまでも終わらない_効率的に仕事を終わらせる方法
働き方改革とは
働き方改革で残業する時間が減少されてきた中で、定時で帰れる人や、残業して仕事をする人の格差が出てきてきるのではないでしょうか。
中小企業では人手不足で、一人の人の仕事量が大量にあったり、そこそこ仕事出来る人に仕事が流れ込む実情があったり、実感するのではないでしょうか。
一人一人がいままで通りのやり方では、効率は何も変わらず、働き方改革で益々仕事の時間が削られて逼迫している事でしょう。
そこで、ここでは、仕事がなかなか終わらない人、仕事を抱え込み過ぎて全然回ってない人、仕事の納期が守れない人にありがちな仕事の進め方について事例をあげてみます。
あなたにとっての仕事の効率化を図って、仕事を終わらせる方法を見つけましょう。
終わらない仕事
仕事が終わらない理由を3つのポイントにまとめてみました。
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安請け合いしてしまう
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計画の見積もりしない
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ギリギリまでやらない
何でもかんでも仕事を引き受ける人
みなさん、仕事を与えられたとき簡単に安請け合いしていませんか。
上司「智子さん、この検証データをまとめた資料を作ってくれないか。」
智子「承知致しました。やっておきます。」
上司「よろしく!」
こんな感じの会話をよく耳にすると思います。
上司の仕事の指示の出し方も悪いのですが、ここでは智子さんの安請け合いで仕事を引き受けてしまったことに対して考察していきます。
実際の仕事をやり始める前は、簡単だろうと思い込んでいると、後々痛い目を見る事になります。取り組み始めてある程度こなしてから、やっとできるかどうか完成させられるかどうかが判断できるようになります。そうした慎重さを欠いて仕事を何でもかんでも安請け合いで引き受けると、仕事が終わらなかった場合、上司からの信頼が失われることになります。
上司からすれば、なんでも仕事をしてくれる部下だなとしか見ていなく、そのうちに手が回らなくなり、仕事が終わらない負のループに陥ります。
自分の仕事の容量を把握して、自分でなくても出来る仕事はほかの人に回しす等の工夫が必要です。
余裕がある姿を上司に見せて仕事をスマートにこなせているのだとおもわせることで評価に繋がったりもすると思います。(各会社評価の基準は、それぞれですが…)
自分が成長するためには自分にしかできない仕事をたくさんこなすことだと思います。
なんでもかんでも引き受けていたら成長はできないでしょう。
計画性をもたないで仕事をする人
智子さんは、タスクA、タスクB、タスクCの仕事タスクがあるとします。
智子「タスクAやろう」
智子 (数十分後….)「タスクAが行き詰ったなぁ~タスクBやろう」
智子 (数時間後….)「タスクBはまだ数日かかりそうだなぁ~・・・まだ終わってないタスクCの続きやろう」
みたいな日常の仕事を進めている人がいると思います。
このような計画が無く、採取的には納期に間に合えばいいやみたいな考えで仕事をしていると、なかなか仕事が終わりません。
このような場合、だらだら仕事をしている人や、残業を毎日やっている人なんかが当てはまると思っています。
周りから、たくさんの仕事をこなしているなと見えたり、毎日残業して仕事を頑張っているような印象を与えているのですが、中身を見れば、全然仕事が終わらない人であるとわかります。
言われるまでやらない、納期に間に合わない
仕事があるのに、一日中出なくても支障がない会議に毎回出て仕事をしない人や、納期が決まっている仕事を納期の日になって、まだ出来てないです。すみません、遅れます。みたいなことを毎回している人っていませんか。
納期が決まっている仕事でもその期間が長ければ、後でいいやと手を付けないで、後々になり納期ギリギリになり思い出したり、忘れてることもあったりしませんか。
それで、それで納期を延期するなんて仕事ができない人ということになります。
もしかすると、納期が長くてもやればすぐに終わる仕事だったりすることもあるのではないでしょうか。
何でもかんでも後回しでいいやで仕事をするとどんどんとタスクが溜まっていく一方ですよ。
仕事の進め方のまとめ
- 引き受ける仕事は厳選する。(簡単な仕事ばかり引き受けていたら成長出来ない。現状維持状態になる。)
- シングルタスクで仕事をこなす。マルチタスクだと仕事にムラが出たり、ミスをしやすくなる。
- すぐできる仕事ならすぐに片付ける。
自分で仕事をこなすスタイルを決めてポイントになることを自分なりに工夫して取り入れてみてはいかがでしょうか。
仕事がなかなか終わらないと思う人は、仕事の進め方、スタンスを決めてやってみてはどうでしょう。